Arkivverket har fått i oppdrag fra Kulturdepartementet å utarbeide forslag til ny arkivforskrift, og inviterte derfor til et innspillsmøte 13. februar for å få innspill til arbeidet. Innspillsmøtet ble ledet av Elisabeth Harlem Eide, som også leder den juridiske prosessen. Spesialrådgiver Anne Mette Dørum fra Novari var invitert til møtet. Anne Mette deltok også i Arkivlovutvalget, som i 2019 la fram forslag til arkivlov. De øvrige deltakerne representerte Arkivforbundet, Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter (KDRS), Norsk Arkivråd, NTNU, OsloMet og Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek.
I møtet ønsket Arkivverket særlig å drøfte omfanget og avgrensing av arkivplikten, krav til informasjonssystem og krav til teknisk beskrivelse av informasjonssystem.
Arkivverkets tilnærmingsmåte er at de skal lage forskrifter som i liten grad sier hvordan offentlig sektor skal innrette seg for å få etterleve arkivloven med forskrifter. Arkivverket vil heller fokusere på hva som er ønskelig å oppnå med de ulike bestemmelsene gjennom en mer funksjonsbasert innretning på hva som skal gjøres. Det blir også færre plikt-bestemmelser (skal-bestemmelser), og større del av vurderingsansvaret flyttes over til virksomheten selv (risikobasert tilnærming). Detaljerte tekniske krav vil erstattes med å vise til internasjonale, nasjonale eller Arkivverkets standarder. Digdirs tilnærming til å regelfeste standarder vil være et utgangspunkt for det videre arbeidet med bestemmelsene om standarder.
Arkivverkets tilsynsvirksomhet vil større grad dreie seg om å se om virksomheten har gjort de nødvendige risikobaserte vurderingene, og dokumentert dem.
Det var et godt og konstruktivt møte. Alle representantene mente på overordnet nivå at Arkivverkets tilnærmingsmåte til forskriftsarbeidet er både klok og riktig. Alle deltakerne var i hovedsak enige i de mer temaorienterte diskusjonene. Oppfatningen er at Arkivverket lyttet godt.
-Jeg syns at forskriftsarbeidet på en god måte ivaretar kommunal sektors behov, og fører arkivlovutvalgets intensjon videre sier Anne Mette.
Veien videre er tentativt:
- Lovproposisjonen legges fram for Stortinget våren 2024
- Forslag til ny forskrift sendes på høring etter at lovproposisjonen er lagt fram for Stortinget
- Ny arkivlov og ny forskrift trer i kraft samtidig 1. januar 2025.
-Det kan bli nok en overgang for mange i offentlig sektor når arkivregelverket ikke lenger kan leses som en oppskrift på hvordan ting skal gjøres. Samtidig er dette riktig vei å gå, og i samsvar med annet regelverk der ansvaret til den enkelte virksomhet gjennom risikobasert tilnærming. Jeg er helt sikker på at Arkivverket kommer til å utarbeide mange og gode veiledere som støtter opp under det nye arkivregelverket, avslutter Anne Mette.
På bildet ses: Fra venstre: Erland Ferrer-Pettersen (Arkivforbundet), Elisabeth Harlem Eide (Arkivverket), Liv Heidi Siljebråten (Norsk Arkivråd), Jorunn Bødtker (Norsk Arkivråd), Helga Hjorth (Arkivverket), Karianne Midtbø-Nilsen (Arkivverket), Synne Stavheim (Arkivverket), Anne Mette Dørum (Novari) Foto: Anja Vestvold, Norsk arkivråd
