Målet med piloten er å teste ut om behovsstyringsprosessen fungerer etter hensikten, og at Novari IKS får et grunnlag for å vurdere hvilke behov vi har før vi eventuelt tar på oss et prosesslederansvar i behovsstyringsprosessen. Planen for forankring, implementering og videreutvikling av prosessen skal leveres til fylkeskommunekollegiet i august, og Novaris behov for å ta rollen som prosessleder vil inngå her.
Rett før vinterferien møttes representanter fra Trøndelag fylkeskommune og Novari IKS i Oslo for å starte arbeidet. Den første dagen ble brukt til å bli bedre kjent med hverandre, caset og behovsstyringsprosessen. På dag to planla vi veien videre.
Caset fra Trøndelag fylkeskommune
Nina Otterbekk og Øyvind Vikan fra Trøndelag fylkeskommune har beskrevet et utfordringsbilde knyttet til overgangen fra grunnskole til videregående opplæring. Dette er et tema som favner mange problemstillinger og interessenter. Frafall i videregående opplæring koster samfunnet store summer hvert år, og feilvalg er én av årsakene til at ungdom faller fra. Dette har store konsekvenser både på individ- og samfunnsnivå.
Trøndelag fylkeskommune har derfor begynt å stille spørsmål til hva som kan gjøres for å hjelpe elevene på ungdomsskolen til å gjøre mer opplyste utdanningsvalg. Elever, foresatte, rådgivere og andre har i dag tilgang på flere ulike systemer som hver for seg inneholder mye informasjon. Et av spørsmålene Trøndelag stiller er om disse kan ses mer i sammenheng og brukes på en mer effektiv måte.
Selv om utfordringsbildet er beskrevet og Trøndelag har noen hypoteser knyttet til dette, ønsker de å bruke tid på å utforske og definere hva det egentlige problemet er. I rapporten Brukerorientert offentlig innovasjon – råd og erfaringer fra frontlinjen (Stimulab rapport 2020:2) heter det at «mer tid til å stille rett diagnose resulterer rett og slett i mer presis medisinering. Tiden investert her gjør også utviklingsfasen mer treffsikker og effektiv. Og jo mer komplekse problemstillingene er, jo viktigere er det å investere tid i diagnosefasen – og samle prosjektdeltakerne om én felles problemforståelse».
Novaris vurdering av caset
Novari IKS opplever caset fra Trøndelag som en god case å pilotere. Konsekvensene av feilvalg og frafall både for samfunnet som helhet, men ikke minst for den enkelte elev er store, og det er derfor en stor potensiell gevinst som ligger i caset. Det er også et godt utgangspunkt for å se på sammenhengen mellom tjenester i offentlig sektor på tvers av forvaltningsnivå, noe som er i tråd med regjeringens ambisjon om én digital offentlig sektor.
Behovsstyringsprosessen er nybrottsarbeid og en modningsprosess
Novari gikk gjennom behovsstyringsprosessen for representantene fra Trøndelag. I denne gjennomgangen ble det pekt på en rekke forutsetninger for at behovsstyringsprosessen skal fungere for fylkeskommunene:
- Hva må fylkeskommunene selv gjøre i egen organisasjon før de melder et problem eller behov til Novari?
- Hvilket mottaksapparat må stå klart i Novari til å ta imot innspillene, og hvilken kompetanse er nødvendig?
- Hva om en fylkeskommune opplever et problem, men ikke har klart å formulere eller identifisere konkret hva problemet er? Kan og skal Novari være et mottaksapparat og en sparringspartner også i slike tilfeller?
- Hvordan kan Novari sørge for god veiledning underveis som gjør at forslagsstillerne føler seg trygge i prosessen?
- Hvordan kan Novari sørge for god kommunikasjon ut til fylkeskommunene, og hvordan sikres god intern kommunikasjon i den enkelte fylkeskommune? Det er viktig at kommunikasjonen fungerer, da god kommunikasjon bygger felles forståelse og kan tydeliggjøre hvilke forventninger brukerne kan ha til behovsstyringsprosessen.
- Hvordan sikre at fylkeskommunenes kollegiestruktur får en aktiv rolle i behovsstyringsprosessen? Dette er en forutsetning for at fylkeskommunene skal lykkes i sitt digitaliseringsarbeid.
- Hvordan kan vi på best mulig vis nærme oss hvordan andre offentlige aktører jobber med behov og tjenesteutvikling? KS har utviklet Veikart for tjenesteinnovasjon og Digitaliseringsdirektoratet, DOGA og Stimulab har basert seg på kjente metoder fra tjenestedesign og designdrevet innovasjon. Vi finner elementer av Veikart for tjenesteinnovasjon og Stimulabs metode i behovsstyringsprosessen, men det er satt sammen i ulik rekkefølge og med litt annet innhold. For offentlige aktører som søker samarbeid på tvers vil det være mest hensiktsmessig om prosessen rundt tjenesteutvikling er mest mulig lik, slik at man kan følge steg for steg uavhengig av om man samarbeider med KS, Stimulab og/eller Novari. Vi tror det er klokt at behovsstyringsprosessen legger seg tettere opp til de nevnte metodene, så lenge vi ivaretar det særegne ved behovsstyringen.
Gjennomgangen av behovsstyringsprosessen var veldig nyttig, og vi ser at det settes av tid til å teste. Vi må skynde oss langsomt, slik at vi sikrer et godt arbeid med forankring i de andre fylkeskommunene og Oslo kommune. Som i alle andre endringsprosesser ser vi at særlig lederforankring er viktig for å lykkes. Samtidig må vi også ta inn over oss at endringsarbeid er en modningsprosess som vil ta tid.
Veien videre
På dag to av samlingen ble caset sett i sammenheng med behovsstyringsprosessen, og vi diskuterte hva som blir veien videre. Et godt og grundig innsiktsarbeid er nødvendig for å identifisere det egentlige problemet, slik at vi har riktig grunnlag for å jobbe med løsninger. Trøndelag fylkeskommune vet at flere fylker har gjort noe arbeid på temaet, og ønsker derfor å starte innsiktsarbeidet med å se på hva som er gjort før. Det er for eksempel gjort en kartlegging av elevers ønsker og behov for rådgivningstjenester i tidligere Vestfold og Telemark fylkeskommune. I tillegg er det gjennomført prosjekt på andre forvaltningsnivå rundt samme tema. Denne type innsikt må bringes til bordet.
Det første steget på veien videre er å starte arbeidet med å søke innsikt og involvere resten av fylkeskommunene og andre interessenter. I denne første fasen er det viktig å etablere en felles forståelse blant de som deltar i prosjektet, og der alle interessentenes roller blir synlige og forstått.
Lyst til å høre mer om piloteringen av behovsstyringsprosessen?
Send en epost og meld din interesse til Anne Mette Dørum i Novari IKS
Takk til Oslo kommune og UKE
Avslutningsvis vil vi sende en stor takk til Bjørn Marthinsen, direktør i utviklings- og kompetanseetaten, og Beate Elyachouti i Oslo kommune, for at vi fikk låne et flott møterom til pilotgruppa. Deres serviceinnstilling og imøtekommenhet satte et godt utgangspunkt og gode rammer for våre to dager i Oslo.
Bildetekst fremhevet bilde: F.v prosjektleder for planleggingsfasen av behovsstyringsprosjektet, Agnes Gullingsrud Fjeldstad, forslagstiller fra Trøndelag fylkeskommune, Nina Otterbekk. Leder av program for innovasjon og digitalisering, Øyvind Vikan. Spesialrådgiver i Novari IKS, Anne Mette Dørum. Vanja Valjord Christensen, fra Novari IKS, er fotograf.
Tidligere sak om behovsstyringsprosessen kan du lese her.
Skrevet av:
Vanja Valjord Christensen og Anne Mette Dørum (Novari IKS)
Nina Otterbekk og Øyvind Vikan (Trøndelag fylkeskommune)
